ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
- ZÁKLADNÉ INFORMÁCIE, CIEĽ SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV AVYMEDZENIE POJMOV
Cieľom zásad ochrany osobných údajov spoločnosti NVZ s. r. o., so sídlom Palárikova 2311/6, 052 01 Spišská Nová Ves, IČO: 57013659, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Košice, vložka č. 62596/V, oddiel: Sro (ďalej len „Zásady“), je poskytnúť Klientom, spolupracujúcim realitným maklérom, uchádzačom o zamestnanie a zamestnancom, prípadne iným dotknutým osobám informácie o tom:
- aké osobné údaje sú zo strany spoločnosti NVZ r. o. spracovávané o Klientoch – fyzických osobách pri poskytovaní služieb sprostredkovania predaja či kúpy nehnuteľností, prenájme nehnuteľností, správy nehnuteľností a ďalších apri sprostredkovaní iných služieb súvisiacich s nehnuteľnosťami a pri kontakte s potencionálnymi Klientami, o záujemcoch o zamestnanie, o Spolupracujúcich realitných makléroch a o iných dotknutých osobách;
- aký je účel spracovávania osobných údajov;
- ako dlho dochádza k spracovávaniu osobných údajov a
- aké práva osobám, ktorých osobné údaje sú spracovávané (ďalej len „Dotknuté osoby“) prináležia v súvislosti so spracovaním ich osobných údajov.
Tieto Zásady sa týkajú spracovania osobných údajov Klientov a zodpovedajúcim spôsobom aj ich zástupcov, či kontaktných osôb, potencionálnych Klientov a záujemcov o služby spoločnosti NVZ s. r. o., Spolupracujúcich realitných maklérov a uchádzačov o zamestnanie a iných Dotknutých osôb, a to vždy v rozsahu osobných údajov zodpovedajúcim ich vzťahu so spoločnosťou NVZ s. r. o.
Klientom sa rozumie fyzická alebo právnická osoba, ktorá prejavila záujem prostredníctvom NVZ s. r. o. realizovať obchodný prípad, napr. kúpa, či prenájom nehnuteľností. Spravidla sa jedná o osoby, ktoré dopytujú viac informácií o nehnuteľnostiach, podmienkach transakcie a o službách spoločnosti NVZ s. r. o. Tiež sa jedná o osoby, ktoré dopytujú u spoločnosti NVZ s. r. o. sprostredkovanie rokovaní s budúcou zmluvnou protistranou alebo žiadajú rokovanie s protistranou priamo od spoločnosti NVZ s. r. o. a to v mene Klienta.
Spolupracujúci realitný maklér je fyzický alebo právnická osoba, ktorá pre spoločnosť NVZ s. r. o. pravidelne alebo príležitostne obstaráva Klientov – záujemcov o kúpu alebo prenájom nehnuteľností, a to za podmienok dohodnutých v zmluvnom vzťahu medzi spoločnosťou NVZ s. r. o. a Spolupracujúcim realitným maklérom.
Uchádzačom o zamestnanie je fyzická osoba, ktorá ma záujem vykonávať pre spoločnosť NVZ s. r. o. závislú prácu podľa pracovnoprávnych predpisov na voľnej pracovnej pozícii a poskytla spoločnosti osobné údaje za účelom posúdenia vhodnosti na voľnú pracovnú pozíciu. Zamestnancom je fyzická osoba, ktorá vykonáva pre spoločnosť NVZ s. r. o. závislú prácu na základe pracovnoprávneho vzťahu.
Obchodným partnerom sa rozumie fyzická alebo právnická osoba, ktorá prejavila záujem prostredníctvom NVZ s. r. o. realizovať obchodný prípad, napr. predaj nehnuteľností, či prenájom nehnuteľností. Spravidla sa jedná o osoby, ktoré ponúkajú na predaj a prenájom nehnuteľností prostredníctvom spoločnosti NVZ s. r. o. za účelom uzatvorenia zmluvných vzťahov s tretími osobami, ktoré majú záujem o kúpu alebo prenájom nehnuteľností (napr. Klienti).
2 KTO SPRACOVÁVA OSOBNÉ ÚDAJE
Prevádzkovateľom je spoločnosť NVZ s. r. o., so sídlom Palárikova 2311/6, 052 01 Spišská Nová Ves, IČO: 57013659
, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Košice, vložka č. 62596/V, oddiel: Sro (ďalej len „Prevádzkovateľ“).
3 PRÁVNY RÁMEC SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje na základe všeobecného Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane osobných údajov (ďalej len „GDPR“), zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a ďalších súvisiacich právnych predpisov.
4 SPÔSOB SPRACOVANIA A ROZSAH SPRACOVÁVANÝCH ÚDAJOV
Osobné údaje sú spracovávané korektne, zákonným a transparentným spôsobom. Osobné údaje sú zhromažďované pre určité, výslovne, vyjadrené a legitímne účely.
Prevádzkovateľ získava osobné údaje prostredníctvom kontaktného formulára na webe https://www.nehnutelnostivzahranici.sk alebo iných internetových stránok, prostredníctvom aplikácií, akéhokoľvek elektronického či telefonického kontaktu, osobného stretnutia, prostredníctvom Spolupracujúcich realitných maklérov Prevádzkovateľa a iným spôsobom. Osobné údaje sú poskytované vo väčšine prípadov samotnou Dotknutou osobou pri kontaktovaní Prevádzkovateľa prostredníctvom internetových stránok a aplikácií, e-mailom, telefonicky alebo osobne a inými spôsobmi alebo sú poskytované od spolupracujúcich subjektov – realitných maklérov.
Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje:
- z právneho dôvodu podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – spracovanie je nevyhnutné pre plnenie zmluvy, ktorého zmluvnou stranou je buď Klient, Spolupracujúci realitný maklér, Obchodný partner, Zamestnanec alebo pre vykonanie opatrení prijatých pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti Dotknutých osôb. Účelom spracovania osobných údajov z daného právneho dôvodu je uzatvorenie zmluvného vzťahu a súvisiace úkony ako komunikácia sKlientom, Spolupracujúcim realitným maklérom, Obchodným zástupcom ohľadom ponúkaných služieb a nehnuteľností a pod. Údaje sú poskytované zo strany Klienta alebo zo strany Spolupracujúceho realitného makléra Prevádzkovateľ Pokiaľ by Klient neposkytol osobné údaje, nemožno s ním uzatvoriť zmluvu a ani jednať za účelom jej uzatvorenia a nemožno mu ani poskytnúť službu, o ktorú Klient žiadal (ďalej len ako „Plnenie zmluvy“);
- z právneho dôvodu podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – spracovanie je nevyhnutné pre splnenie právnej povinnosti Prevádzkovateľa, ako napríklad plnenie zákonných povinností vyplývajúce najmä z týchto zákonov:
Zákon č. 18/2018 Z. z. Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov; |
Zákon č. 222/2004 Z.z. Zákon o dani z pridanej hodnoty; |
Zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov; |
Zákon č. 563/2009 Z.z. Zákon o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov; |
Zákon č. 431/2001 Z.z. Zákon o účtovníctve; |
Zákon č. 297/2008 Z.z. Zákon o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov; |
Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce; |
Zákon č. 5/2004 Z.z. Zákon o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov; |
Zákon č. 580/2004 Z. z. Zákon o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov; |
Zákon č. 395/2002 Z. z. Zákon o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov; |
Zákon č.40/1964 Z.z. Občiansky zákonník; |
Zákon č. 160/2015 Z.z. Civilný sporový poriadok; |
Zákon č. 161/2015 Z.z. Civilný mimosporový poriadok; |
Zákon č.513/1991 Z.z. Obchodný zákonník; |
Zákon č. 301/2005 Z.z. Trestný poriadok; |
a iné právne predpisy stanovujúce Prevádzkovateľovi povinnosť. |
Účelom spracovania osobných údajov z daného právneho dôvodu je plnenie zákonných povinností Prevádzkovateľa. Údaje sú poskytované zo strany Klienta alebo Spolupracujúcich realitných maklérov. Pokiaľ by Klient neposkytol osobné údaje, nemožno s ním uzatvoriť zmluvu a ani jednať za účelom jej uzatvorenia a nemožno mu ani poskytnúť službu, o ktorú Klient žiadal (ďalej len ako „Právna povinnosť“);
- z právneho dôvodu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – spracovanie je nevyhnutné pre účely oprávnených záujmov Prevádzkovateľa. Oprávneným záujmom Prevádzkovateľa je preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov, t. j. situácia, kedy Prevádzkovateľ má právne nároky voči Dotknutým osobám z titulu neplnenia zmluvy, vzniku škody a pod., kedy z jeho strany dochádza k spracovaniu osobných údajov na účely vymáhania a obhajovania jeho právnych nárokov. Oprávneným záujmom je aj reakcia Prevádzkovateľa na dotazy potencionálnych Klientov, ktorí sa rozhodli Prevádzkovateľa kontaktovať prostredníctvom internetových stránok alebo iným už skôr spomínaným spôsobom. (ďalej len „Oprávnený záujem“).
Bližšie informácie spracovávania osobných údajov sú uvedené v tabuľkách nižšie:
| Činnosť | Kategória osobných údajov | Účel | Právny základ |
1. | Kontakt za účelom požiadavky služieb Prevádzkovateľa / príprava k uzatváraniu zmlúv s Klientmi | Podľa typu požadovaných služieb môže ísť o titul, meno, priezvisko, tel. číslo, e-mail, bytom, trvale bytom | za účelom spätného kontaktu Klienta a uzatvorenia zmlúv s Klientom – predzmluvné vzťahy | Plnenie zmluvy |
2. | Uzatváranie zmlúv s Klientom a realizácia sprostredkovateľských zmluvných vzťahov s Klientom a Obchodným partnerom, uzatváranie Zmlúv s Realitnými maklérmi, uzatváranie zmluvných vzťahov s Obchodnými partnermi a plnenie zmluvných vzťahov | Klienti: titul, meno, priezvisko, tel. číslo, e-mail, bytom, trvale bytom rodné priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, tel. číslo, e-mail, platobné údaje, trvalý pobyt a pobyt, číslo občianskeho preukazu a/alebo pasu a dobu ich platnosti, vyhotovenie kópie, scanu občianskeho preukazu a/alebo pasu a podpis; Makléri: titul, meno, priezvisko, adresa, rodné číslo, tel. číslo, e-mail, bankové spojenie a podpis; Obchodný partner: titul, meno, priezvisko, adresa, tel. číslo, e-mail, bankové spojenie a podpis. | uzatváranie zmlúv a realizácia sprostredkovateľských zmluvných vzťahov s Klientmi realitnej kancelárie (exkluzívna zmluva, predaj, kúpa, prenájom nehnuteľnosti); dokončenie obchodnej transakcie Klient uzatvorenie a evidencia zmlúv so spolupracujúcimi maklérmi. | Plnenie zmluvy |
3. | Korešpondencia | titul, meno, priezvisko, adresa, údaje o obchodných partneroch, email, tel. číslo, kontaktná osoba a podobne | zasielanie a prijímanie listovej a elektronickej dokumentácie | Oprávnený záujem Plnenie zmluvy Právna povinnosť |
4. | Reklamačné konanie | titul, meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu, adresa na doručovanie písomností, podnet, popis reklamácie, dátum a čas podania podnetu, podpis. | Riešenie podnetov a reklamácií v súvislosti s poskytovanými službami Prevádzkovateľa | Plnenie zmluvy Právna povinnosť |
5. | Vedenie účtovníctva | údaje o obchodných partneroch, fakturačné údaje, adresa dodania, meno, priezvisko, titul, bankové spojenie, údaj o poskytnutom tovare alebo službe | spracovávanie účtovnej agendy podľa osobitných účtovných predpisov | Právna povinnosť |
6. | Personalistika a mzdy | titul, meno, priezvisko, rodné číslo, adresa, bankové spojenie, informácie týkajúce sa vzdelania a pod. | spracovávanie osobných údajov v súvislosti s výberovým konaním uchádzačov o zamestnanie; výplata mzdy/odmeny; odvody a ďalšie zákonom stanovené povinnosti vyplývajúce zo Zákonníka práce, zákona o zdravotnom poistení a iných právnych predpisov upravujúcich povinnosti Prevádzkovateľa | Právna povinnosť Plnenie zmluvy |
7. | Archívne účely | bežné osobné údaje – titul, meno, priezvisko, adresa, tel. číslo, email, údaje o obchodných partneroch a pod. | archív – plnenie zákonných povinností | Právna povinnosť |
8. | AML agenda | údaje a písomnosti získané na účely plnenia zákonnej povinností | ochrana pred legalizáciou príjmov z TČ a ochrana pred financovaním terorizmu – plnenie zákonných povinností. Spracovávanie osobných údajov v súvislosti so zákonom o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov | Právna povinnosť |
9. | Právna agenda |
| Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov Prevádzkovateľa | Oprávnený záujem |
Dobra spracovania osobných údajov a príjemcovia osobných údajov pre jednotlivé činnosti označené poradovým číslom v predchádzajúcej tabuľke:
Poradové číslo činnosti | Doba spracovania osobných údajov | Príjemcovia osobných údajov |
1. | po dobu uzatvorenia zmluvy, max do jedného mesiaca od kontaktovania | príjemcom osobných údajov môže byť: advokátska kancelária |
2. | po dobu trvania zmluvy a následne po dobu 10 rokov | príjemcom osobných údajov môže byť: advokátska kancelária, Obchodný partner, ak Klient požiada Prevádzkovateľa o komunikáciu s Obchodným partnerom v jeho mene, v prípade osobných údajov Klienta aj spolupracujúci makléri |
3. | po dobu 2 rokov | príjemcom osobných údajov môže byť: Daňový úrad, Dôchodková poisťovňa, Exekútorský úrad, Slovenská pošta, Sociálna poisťovňa, Súdy SR, Zdravotná poisťovňa, Okresný úrad – katastrálny odbor, advokátska kancelária |
4. | po dobu 5 rokov od vybavenia reklamácie | príjemcom osobných údajov môže byť: Policajný zbor SR, Prokuratúra SR, Slovenská pošta, Súdy SR, Slovenská obchodná inšpekcia |
5. | aktuálny rok a následne po dobu 10 rokov | príjemcom osobných údajov môže byť: Daňový úrad, Policajný zbor SR, Prokuratúra SR, Súdy SR, poskytovateľ účtovných služieb |
6. | v prípade uchádzačov o zamestnanie do času dvoch rokov od dátumu ich doručenia za účelom prípadného budúceho kontaktu alebo do uzatvorenia pracovnoprávneho vzťahu; v prípade zamestnancov počas trvania pracovnoprávneho vzťahu a po dobu plnenia zákonných povinností súvisiacich s pracovnoprávnym vzťahom pre jednotlivé dokumenty personálnej a mzdovej agendy | príjemcom osobných údajov môže byť: Zdravotná poisťovňa, Sociálna poisťovňa, Dôchodková poisťovňa, Daňový úrad, Slovenská pošta, Súdy SR, Exekútorský úrad, advokátska kancelária a iné orgány štátnej správy, ak to stanovujú osobitné predpisy |
7. | po dobu 10 rokov, ak osobitný predpis neustanovuje inak | príjemcom osobných údajov môže byť: Daňový úrad, Dôchodková poisťovňa, Exekútorský úrad, Policajný zbor SR, Prokuratúra SR, Sociálna poisťovňa, Súdy SR, Zdravotná poisťovňa, Štatistický úrad a iné orgány štátnej správy |
8. | v zmysle zákona po dobu, počas ktorej má fyzická osoba postavenie konečného užívateľa výhod a po dobu ďalších piatich rokov od zániku tohto postavenia alebo zániku tejto právnickej osoby | príjemcom osobných údajov môže byť: Finančná spravodajská jednotka, Policajný zbor SR, Prokuratúra SR, Súdy SR |
9. | počas trvania súdneho sporu, mimosúdneho vyrovnania ale najviac do zániku predmetného nároku premlčaním alebo preklúziou | príjemcom osobných údajov môže byť: advokátska kancelária, Policajný zbor SR, Prokuratúra SR, Súdy SR, Slovenská pošta, iné orgány štátnej správy |
4 PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV DO TRETÍCH KRAJÍN
Cezhraničný prenos osobných údajov do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EÚ, Island, Nórsko a Lichtenštajnsko) Prevádzkovateľ neuskutočňuje, pokiaľ to nie je potrebné na uskutočnenie poskytovaných služieb alebo pokiaľ si to výslovne nevyžaduje Klient. Ide o prípad, kedy Klient Prevádzkovateľa požiada o komunikáciu s Obchodným partnerom v jeho mene a za účelom uzatvorenia zmluvného vzťahu medzi Klientom a Obchodným partnerom ohľadom kúpy, predaja alebo prenájmu nehnuteľností v zahraničí. V takom prípade Prevádzkovateľ poskytne osobné údaje Klienta zahraničnému Obchodnému partnerovi alebo Spolupracujúcim realitným maklérom v zahraničí v nevyhnutnom rozsahu na uzatvorenie a realizáciu požadovaných zmluvných vzťahov (kúpna zmluva, nájomná zmluva medzi Klientom a Obchodným partnerom) a to všetko na základe poverenia Klienta v jeho mene.
5 PRÁVA DOTKNUTÝCH OSÔB
Právo na prístup | Dotknutá osoba má právo požadovať informácie o tom, či dochádza k spracovávaniu osobných údajov a v akom rozsahu a ako sú jej osobné údaje spracovávané a po akú dobu. Ak by Prevádzkovateľ spracovával osobné údaje, má právo na prístup k týmto osobným údajom alebo kópiu spracovávaných osobných údajov. Kópie osobných údajov sú spoplatnené. |
Právo na opravu | Dotknutá osoba má právo na opravu, ktoré spočíva v oprave nesprávnych osobných údajov alebo v doplnení neúplných osobných údajov Prevádzkovateľom. |
Právo na vymazanie | Dotknutá osoba má právo na vymazanie v prípade, ak Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje nezákonným spôsobom (bezdôvodne alebo dlhšie než je potrebné). |
Právo na obmedzenie | Dotknutá osoba má právo na obmedzenie spracovania a to od momentu, kedy požiadala o opravu osobných údajov alebo ak namietala proti spracovaniu do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť osobných údajov (alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť). Taktiež má právo na obmedzenie, ak je spracovanie nezákonné a ak neuplatňuje právo na vymazanie. |
Právo namietať | Dotknutá osoba má právo namietať spracovanie osobných údajov, ak sa domnieva, že na spracovanie osobných údajov Prevádzkovateľ nemá nárok. Osobné údaje Prevádzkovateľ môže vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov. |
Právo na prenosnosť | Dotknutá osoba má právo na to, aby osobné údaje, ktoré poskytla Prevádzkovateľovi na základe súhlasu alebo Plnenia zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Dotknutá osoba má zároveň právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov. |
Stiahnutie súhlasu | Dotknutá osoba má právo na stiahnutie súhlasu so spracovaním jej osobných údajov, ak sú osobné údaje spracovávané na právnom základe: súhlas dotknutej osoby. |
Právo podať návrh | Dotknutá osoba má právo podať návrh podľa ust. § 100 Zákona o ochrane osobných údajov na príslušný dozorný orgán. |
6 KONTAKTNÉ ÚDAJE
Otázky ohľadom spracovávania osobných údajov možno podať alebo uplatnenie práv je možné vykonať u Prevádzkovateľa zaslaním listu na adresu sídla Prevádzkovateľa alebo zaslaním e-mailu na e-mailovú adresu Prevádzkovateľa: nehnutelnostivzahranici@gmail.com.
7 ZMENA PODMIENOK OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
Ochrana osobných údajov nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré je Prevádzkovateľ povinný poskytnúť vzhľadom na jeho spracovávanie osobných údajov sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z daného dôvodu si Prevádzkovateľ vyhradzuje právo kedykoľvek tieto podmienky ochrany osobných údajov upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, ak dôjde k zmene týchto podmienok podstatným spôsobom, túto zmenu dá Prevádzkovateľ do pozornosti oznámením na jeho webovom sídle alebo oznámením Dotknutým osobám prostredníctvom e-mailu.